一、目的 为了规范各经营单位材料物资、劳保用品、办公用品的管理，保证相关物资的完好无损及数量准确，结合实际工作情况，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX集团各经营单位的材料物资、劳保用品、办公用品管理。 三、定义及解释 本制度所涉及到的材料物资指物业维修材料、物业备品、物业工具、设备、工程材料、改造拆卸的废旧物资等。 四、职责 （一）各经营单位物业部门应配备专人负责办理材料物资、劳保用品、办公用品的验收入库、出库及日常管理，负责更新、维护本单位材料管理信息平台； （二）集团财务管理部负责对各经营单位材料物资管理进行检查、每年至少盘点一次，不定期抽查，督促各单位之间合理调配库存，负责维护、检查各单位材料管理信息平台，对管理不善的单位进行处罚。 （三）集团审计监察部负责对各经营单位材料物资、劳保用品、办公用品管理进行工作审计。 （四）集团采购管理部负责未授权范围的材料物资、劳保用品、办公用品采购。 五、材料物资的请购 （一）各经营单位按日常维修及需求情况，确定必备的库存明细，上报集团财务管理部备案后，进行库存储备；缺货时可请购补齐。 （二）日常发生采购需求时，按实际用量进行请购，如确实无法准确确定数量，请购数量不得超出实际用量的5%。 （三）请购发生时，需由相关保管人员签字确认库存余额后方可请购。 六、材料物资的采购：按相关采购管理流程进行。 七、材料物资的验收入库 （一）材料物资到货后，保管人员依据货单上所列的名称、数量、规格与请购单进行核对、清点，相关人员对质量检验合格后，方可入库，要求当日入库并录入材料管理信息平台。 （二）对入库材料物资核对、清点后，库管员及时在OA网上填写入库单，授权采购部分至少经请购人（负责规格、质量、数量等验收）、库管员（负责数量、质量验收）确认签字，非授权采购部分需采购人员（负责规格、质量验收，可事后审定后签字确定）、库管员（负责数量、质量）确认后，库管员进行帐务处理，采购人员做为报销凭证。 （三）库管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库： 1、未经总经理或总经理授权的主管领导批准的采购物资； 2、与合同或请购单不相符或无请购单的采购物资； 3、与要求不符合或质量不合格的采购物资。 4、其他认为不能入库的情况 （四）因工作急需或其他原因不能形成入库的物资，保管员要在情况允许的第一时间到现场核对验收，并及时补填“入库单”。 八、材料物资的出库 （一）发放材料物资坚持一核对，二发料，三减数的程序。 1、材料物资使用人员填写领用单，报主管领导审批。库管员根据审批后的领用单严格核定内容后发放物资，并填写出库单，要求使用人员在出库单上签字。 2、以旧换新的物资一律交旧领新； 3、库管员根据材料调拨单出库或入库； （二）库管员应根据“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发放物资； （三）对于专项材料物资，除计划留作备用的数量外，均应由申请单位或部门领用。常备材料物资，凡属可以分割拆零的，本着节约的原则，都应拆零供应，不准一次性发放。 （四）使用人员所需物资若无库存，库管员应及时通知使用者，使用者提出请购申请（详见《采购管理制度》）； （五）库管员发放物资时，发现损坏的材料物资应作好记录，并隔离存放，同时通知部门主管领导； （六）库管员要严格把关，有以下情况时可拒绝办理物资出库： 1、使用人员不办理领用手续或手续不全； 2、领用单上使用人员的主管领导未签字、字迹不清或被涂改； （七）所有材料物资出库凭证，库管员应妥善保管，不可丢失。材料物资出库后，库管员要及时登记，并在当日更新材料信息管理平台中的数据。 （八）特殊情况下，物业部门各班组可以领取应急备用的材料，应急备用材料领取要求采用借用形式，并办理借用手续，物业部门各班组相关人员应于材料使用次日到库房办理出库手续。应急备用材料要求按实际用量（参考前期维修记录使用材料数量）领取，如确实无法准确确定数量，领取数量不得超出实际用量的5%。 （九）物资退库 1、由于计划更改引起领用的材料物资剩余时，应及时退库并办理退库手续，库管员当日录入材料管理信息平台，更新数据； 2、改造的废旧物资退库，库管员、物业部门相关人员、工程人员进行查验后，入库并做登记，库管员当日录入材料管理信息平台，更新数据。 3、物业部门各班组领取的应急备用材料发生剩余时，应及时退库并办理退还手续，库管员要保证材料管理信息平台数据准确。” （十）材料物资的调拨 1、原则：各经营单位的材料物资必须接受集团内部调拨；调拨单由材料调出单位发起，集团财务管理部协调各经营单位进行。如各经营单位不接受调拨，同时未在六个月内（季节用品在季节开始时六个月内）使用此项材料，则集团财务管理部将在集团OA网上公布，并将此材料全额价款作为年度利润考核的增加项。 2、调拨价格：材料物资在库房闲置（库存材料在半年内不使用，视为闲置）半年以上，1年以内的，调拨时按原价调拨；1年以上、2年之内的材料，调拨时，按市场采购价的50%进行调拨；材料物资在库房闲置2年以上的材料，调拨时，将无偿调拨。 3、调拨最终审批人员为：经营单位总经理者。 （十一）物资出库的审批流程及相关权限由各经营单位自行规定。 （十二）所有库存材料（含促销品）对外馈赠必须经集团总裁审批方可出库。 九、材料物资的报损及变卖 （一）材料库日常管理中，如发生材料物资损坏应及时剔除，予以另行保管。每年7月初由单位资产管理员配合库管员及相关技术人员对损坏材料进行整理及鉴定，确定处理办法，列示处理清单，在OA网填制《低值易耗品减损单》经总经理审批、集团财务管理部审核后进行处理。处理中要进行多方询价，争取最大限度的减少损失； （二）材料库日常管理中，每年需向集团财务管理部上报库存一年以上物资明细，并标明库存原因，如存在二年以上闲置的材料物资，要及时挂网，与其他经营单位沟通，确定是否可以调配，如无法调配，要依情况对其进行评估，确定是否变卖处理。 （三）任何材料变卖取得资金，均由财务部收取入账，任何人不得私自留存。 十、材料物资的日常管理 （一）材料物资入库后，根据各种材料的不同种类及其特性，结合仓库条件，保证材料物资在确定的位置摆放整齐，合理有序，保证物资的进出和盘点方便。 （二）库管员要及时登记各类材料物资明细帐，做到日清月结，达到帐帐相符，帐物相符，及时更新本单位材料信息管理平台。对于临时保管的非公司物资必须单独立帐,单独存放。 （三）库管员对库存材料物资要每月月末盘点对帐。发现盈余、短少、残损，必须查明原因，分清责任，及时写出书面报告，提出处理意见，报部门主管领导。库管员对常用或每日有变动的物资要随时盘点，若发现误差须及时找出原因并更正。 （四）为了减少浪费和损耗，各经营单位在保证必备库存的前提下，尽量减少库存，并对物资的利用、积压材料的处理提出建议。 （五）材料物资贮存的场地或库房应地面平整，便于通风换气，有防火、防鼠、防虫设施，各经营单位要合理有效地利用库房空间，库存材料应分类、分区存放，库存材料存放应做到“三齐”：堆放齐、码垛齐、排列齐。离地、离墙10～20厘米，并与屋顶保持一定距离，放置于架子上的材料物资，要按上轻下重的原则放置，以保持架子稳固。 （六）各经营单位要做好各种防患工作，确保材料物资安全保管，不出事故。 1、仓库安全管理制度、库管员岗位责任制等制度挂牌上墙，严格参照执行。 2、对于易燃、易爆等物资，应指定专人管理，并设置明显标志。 3、建立健全出入库人员登记制度。 4、严格执行安全工作规定，切实做好防火、防盗工作，保证仓库和材料物资的安全。 5、库管员每日上下班前要做到三“检查”，确保材料物资的完整。如有异常情况，要立即上报主管领导。 （1）上班必须检查仓库门锁有无异常，材料有无丢失。 （2）下班检查是否锁门、拉闸、断电及不安全隐患。 （3）检查易燃、易爆物资是否单独存储、妥善保管。 （七）各经营单位要严格遵守库房保管纪律、规定，库房保管纪律内容规定如下： 1、库房内应有明显的“严禁烟火”标示牌，库房周围不允许堆放易燃物品。严禁在库房内吸烟，严禁随意动用仓库消防器材。 2、非工作人员不得进入库房，如有工作需要必须进入库房时要经本库工作人员允许，方可进库。 3、仓库内禁止一切明火，如须动用明火作业时，须经有关部门批准。严禁在仓库内乱接电源，临时电线，临时照明。 4、严禁在仓库堆放杂物、废品，严禁在仓库内存放私人物品。 （八）特殊情况下，物业部门各班组领取的应急备用材料由各班组自行保管，要求存放于统一地点，由固定人员负责保管。 十一、材料物资的盘点 （一）保管人员要按月对库存物资进行盘点，盘点后对相关盘盈盘亏情况进行汇总，上报主管领导，查明原因，并进行调帐； （二）集团财务管理部每年对各经营单位材料仓库进行盘点或抽点，盘点后对相关盘盈盘亏情况进行汇总，上报主管领导，查明原因，并监督调帐。 十二、材料物资保管人员管理 （一）各经营单位要单独设立备品库管理及专人对相关材料物资进行管理，如促销品、办公物资数量较大，也可单独设立仓库及专兼人员进行保管。 （二）保管人员工作交接：保管人员变动时，应按集团人力资源管理制度对相关帐目、库存进行认真清点后，方可办理相关变动手续，并及时通知集团财务管理部进行人员管理备案。相关人员交接时要有书面的交接单，相关库存余额处要有交接人及接交人盖章确认。未尽事项要清晰说明，电子台帐要交接清楚。 十三、特殊物资的管理办法 （一）原则：以下特殊物资的正常管理办法如上所述，此条款仅对相关物资的特殊管理进行相关说明及规定。 （二）工程物资管理：（具体条款见房地产公司《甲供材管理办法》） 1、入库：原则上由相关工程项目组确定专兼职的保管员,如项目较小,甲供材料数量较少的情况下,可以协调各经营单位材料保管员负责管理。办理入库时,保管员要在情况允许的第一时间到现场核对验收,并及时填写“验收入库单”,验收入库单需有采购人员、项目负责人、专业工程人员、监理工程师，保管员签字验收。验收后可组织入库保管，也可直接交给施工单位。 2、出库：无论任何入库保管方式，均需办理出库手续，出库手续必须由保管员办理，项目负责人、相关工程师、材料使用人、施工单位项目负责人在出库单上签字确认。 3、出库转回：工程结束，由施工单位转回的未使用的物资或工程残料，需由保管人员办理入库（尽量直接进入经营单位的材料库），相关工程人员需协同保管人员对相关物资进行清点，查阅当时工程入库资料后履行相关手续。工程出、入库单做为工程结算的相关资料进行保存。 十四、物业工具及设备管理 1、建账：各经营单位保管员要单独设立物业工具及设备保管帐。 2、领用及保管： （1）个人：各班组工作人员领用个人工具时，应填写工具领用单，经班组长按相关配置标准审批签字后，由领用人到库管员处填写工具帐，注明领用工具的名称、型号、数量、用途，由库管员和领用人共同签字确认，方可领用。涉及以旧换新领用时，由责任人填写领用单，经班组长签字确认后，持原旧工具，填写“工具卡”，与库管员共同签字确认后，方可领用。原工具丢失，责任人按规定赔偿后方可再重新领用。 （2）班组：如属班组使用的工具及设备，需由班组长填写工具领用单，经物业经理按相关配置标准审批签字后，由领用人到库管员处领取。领取后各班组需设立工具明细帐，由班组长统一登记并统一保管。班组成员对自身及班组配备的工具有日常保管、维护的责任，并对工具在使用期内损坏、遗失等负责。 3、借用：物业工具的借用，要求借用人员在库管员处签署工具借用登记申请，工具送还后，经库管员检查无误后签字予以借用注销。 4、工具交接或退还 （1）个人工具交接。部门内部或部门间人员调动，由交接人员及班组组长到库管员处填写工具移交单，由库管员、班组组长及交接人员共同签字确认。库管员对班组人员使用工具的信息有及时更新的责任。 （2）离职退还。人员离职，填写工具移交单退还工具到材料库，并与库管员共同签字确认；在其填写“离职单”的同时，由人力资源处负责发给其“工具移交表”一份，由库管员确认在“工具移交表”签字后，方可离职。 5、旧工具收回：库管员收回旧工具时必须认真检查，如仍可用，请领用人继续使用。如可修复，可联系相关专业人员修复。如不可继续使用，按规定流程给予以旧换新。 6、日常管理：物业部经理定期或不定期指派人员，对物业工具及劳保用品的保管和维护情况进行检查或抽查。 如发现工具有非正常损坏、遗失等现象，应责成责任人在一定时间内补齐工具。方式有自已补购或赔偿后重新领用。 （1）赔偿标准： ①物业工具，由责任人按原价赔偿。 ②劳保用品，超过规定使用期一半的，按半价赔偿；在规定使用期一半以内的，按原价赔偿。 （2）赔偿与领用手续： 责任人向库管员说明情况，由库管员写出损坏或遗失用品的价格证明后，到财务出纳处缴款，然后凭收据到库管员处办理重新领用手续。 十五、劳保用品管理 1、劳保用品按配置标准进行请购，配置标准如下：
2、劳动防护用品是保护职工在生产、工作过程中的安全、健康和保证工作质量的辅助措施，不是改善生活的福利待遇。各单位要认真贯彻集团的规定，不得任意扩大劳动防护用品的配备范围．增添项目，提高标准，缩短年限，也不得将劳动保护用品折发现金。 3、各单位要建立健全劳保用品的计划、购置、发放（按个人建立台账）、以旧换新、保管、奖惩等制度，切实加强管理，做到物尽其用。 4、发给个人的劳保用品由使用人妥善保管，在工作中穿着使用。调离、辞职、改变工作性质时，对工作服、棉大衣、蓝大褂等耐用劳保用品要及时收回，丢失者应按使用年限折价赔偿。 5、劳保用品使用期满后方可换发，同时兼做几种工作的，以主要从事的工种为标准，配备劳动防护用品。 6、各单位对本制度中未列、但必须配备劳动防护用品的其他特殊工种，可根据本办法的配备原则，制定配备办法，经审核后，报集团财务管理部备案，并抄送财务管理部、采购管理部、审计监察部。 十六、办公用品管理 要求本着“厉行节约，合理利用资源，避免浪费”的基本原则进行办公用品管理。 1、管理和发放 （1）各部门指定的本部门办公用品保管人根据办公需要及办公用品管理规定，每季度向本单位行政部门（集团职能部门向综合管理部）提出购买计划申请，申请由部门经理（部长）审批。行政部门（集团综合管理部）应指定办公用品保管人根据管理规定检查计划，控制购买范围、数量，汇总计划进行请购，请购申请由总经理（主管副总裁）审批。 （2）办公用品购入后由行政部门统一保管，采购人员应将所采购的物品交行政部门办公用品保管人办理登记入库手续，保管人根据采购物品单价，计入领用部门（人）费用，并在每月终报至财务部门； （3）行政部门办公用品保管人根据各部门办公用品购买计划进行发放，并做好发放记录备查，各部门的办公用品保管人做好本部门办公用品的领用、发放，使用记录。 （4）规定由行政部门统筹管理的办公用品，其他部门没有权限提出购买申请。 2、发放标准 （1）行政部门统筹管理品类：电池（以废换新）、胶带、档案盒（袋）、文件夹、皮纹纸、压条、传真纸、壁纸刀、鱼尾夹、信封及本规定中未列品类，各单位行政部门根据本单位情况进行按需购买，控制发放范围及数量； （2）电话机、纸篓：每人一部（个），以废换新；现各部门有超出配置的，损坏报废后不允许购买，重新调配。 （3）计算器：财务人员、业务（运营）人员、收款员、保管员每人一台（普通），以废换新，工程技术人员根据工作需要可配置函数计算器（单价120元以下），相关部门要控制合理的配置数量，以废换新； （4）订书器、装订机（小）、剪刀：每部门一个，以废换新； （5）订书钉、装订夹、大头针、曲别针、胶水或胶棒：每部门每年一盒（个），合同管理部门、财务部门按需请购； （6）口曲纸、浆糊、账本、账皮、复写纸：财务部门按需请购； （7）印泥、印台、印盒(根据岗位任选其一)：收款员每人一个，财务部门、合同管理部门每部门两个，以废换新； （8）印 油：使用印台部门每部门每年两盒； （9）海绵盒：收款员、出纳员每人一盒，以废换新； （10）票据夹（根据岗位选择）：财务部门每人两个，以废换新； （11）打印纸：根据实际使用需要请购，要求避免库存积压。 （12）白板笔：配备白板的部门每年两支，以废换新； （13）碳素笔/笔芯：每人每年2支笔、2支笔芯，综合文员、合同填写人员每人每年2支笔4支笔芯，出纳员、手工记账人员每人每年3支笔（可含一支红碳素笔）、4支笔芯； （14）圆珠笔：每人每年2支，需使用圆珠笔开票的人员可增加5支笔芯； （15）铅 笔：每人每年2支； （16）橡 皮：每人每年2块； （17）文件架、稿纸、名片夹、笔筒、便签、喜贴：限副总裁、总经理级别领用； （18）书立：每人1个； （19）企划专用品：企划部门本着“需要、必要、节约”的原则请购，并指定专人保管，做好入库、发放、使用记录。 3、其他 （1）各部门要控制和合理使用办公用品，坚决杜绝浪费现象，避免人为损坏； （2）凡调出或离职人员在办理工作交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）移交部门办公用品保管人。如有缺失，应照价赔偿，否则不予办理相关手续。 十四、罚则 （一）经营单位未按要求更新材料管理信息平台数据，设置障碍阻止集团财务管理部调拨材料物资的，视具体情况在日常检查中扣除相应分数（日常检查是年度考核指标基础业务检查考核项目之一）； （二）经营单位未按要求提交相关报表、不配合集团进行的相关检查、欺骗检查人员及在检查中发现问题的，扣除相应分数（日常检查是年度考核指标基础业务检查考核项目之一）； （三）经营单位未按要求办理物资材料验收、入库、登记、保管、出库手续，对相关管理人员处以50-200元/次的罚款。 （四）材料物资相关管理人员在工作过程中出现工作失误，给集团和各公司带来损失的，除按损失金额赔偿外罚款50-200元/次； （五）经营单位库管员接到材料请购单后，应仔细认真查询本单位及其它单位的库存材料信息，如实说明材料管理平台的信息。若材料请购单流转到采购管理部，发现材料管理信息平台中存在同类同品同型号的闲置材料，则对库管员罚款50-200元； （六）自制度颁布之日起，新购材料如出现非正常原因引起的库存积压的，在年度考核指标中扣除相应分数（一年以内的，扣1分，一年至两年的扣2分，两年以上的扣5分）； （七）库管员或其他人员私自变卖任何材料,取得款项变为私有的,则对库管员或直接责任人罚款100-500元, 物业部门主管领导罚款500-1000元； （八）库管员未按要求对物业工人的物业工具、设备及个人的劳保服装出、入库进行登记的，则对库管员进行责任处罚50元-100元，物业主管领导未监督管理罚100元-200元； （九）经营单位未按劳保配置标准、办公用品标准请购的，罚责任人50元-200元。 十五、附则 （一）本制度由XX管理部起草并负责解释； （二）本制度中罚则部分不排除其它制度约束； （三）本制度自颁布之日起开始实施。 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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