展览展会管理办法
一、总则
第一条明确公司参展操作流程，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。使各相关部门和责任人各司其责，协调配合，良好的完成公司参展目标，提升品牌竞争力，促进销售。
二、适用范围及部门职责
第二条本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。
提出参加展会的主要部门即为展会总牵头部门，管理中心行政组协助配合。
第三条所有展会的参展方案、总结等档案资料需移交管理中心存档。
第四条各部门职责
（一）展会牵头部门职责：
每年初，提出参展或观展需求，提交管理中心汇总。
拟订参展方案，参展后，收集参展资料，撰写参展总结。（二）管理中心职责：
负责展会总协调、编制年度展会方案；
人员分工安排、效果分析、礼品准备、样品准备、宣传物资准备、展品运输、展会费用申请报销、展会期间当地交通住宿餐饮安排、机票（火车票）预订、签订协议。
存档参展档案。
（三）总公司品牌运营部：
品牌部负责宣传报道、物料设计制作、品牌建议。
（四）销售中心
市场数据收集、分析、整理总结，后期客户跟踪反馈；客户消费心理调查研究；竞争对手调查；产品建议。
接待参展嘉宾。
（五）产品中心：
协助接待参展嘉宾、参展产品支持、参加技术论坛汇报、产品
发布。
（六）财务部：费用审批
（七）法务部：合同审核
（八）总公司知识产权部：参展品知识产权审核
三、年度展会计划制定
第五条信息调研
管理中心应每年11 月上旬，对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。逐渐形成展会资源库。调研信息制作成详细列表，提供给销售中心和产品中心参考选择。
第六条选择参展销售中心和产品中心提出参展建议，并提交《展会信息及参展提
案表》（见附件2）。
第七条收集汇总参展意见管理中心收集各部门参展意见，做好财务预算，包括：参展费用、
展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用；拟定下年度参展计划。
第八条确定年度计划管理中心向总经理参展年度计划，经总经理批复，12 月中旬公布
年度参展计划及各展会牵头部门。
四、参展实施阶段工作
第九条参展计划落实
每一次展会前夕，牵头部门需要制定详细的参展方案并负责落实。撰写参展策划（见附件3：参展方案模板）。
参展方案经总经理批准后，报管理中心备案，牵头部门负责组织
召开专题会议，明确人员组织与分工、物资清单、行程的制定。由管
理中心行政组负责签订参展协议、广告宣传协议，协助筹备物资；参
展人员做好订机票和住宿申请、出差申请等工作。
第十条参展组成人员及职责
（一）展会牵头部门策划人员：
前期会展方案的策划及请示工作；
了解市场和广告需求；
监督展位制作和设计方案；
保证展品及物料及时到场，保证展期提供充足的材料和宣传品，
确保公司形象良好反映在展会上；
负责参展人员的分工安排及管理；
负责资料和宣传品的分发管理并解答提问；
负责展品的清点和汇总；
负责拍摄展会照片、视频；
负责展会期间交通住宿餐饮安排；
负责与主办方沟通，负责突发事件应急处理；撰写整个展会效
果评估总结报告。
（二）销售人员：
必须是经验丰富的销售人员，普通话标准，形象良好。对公司
及产品的概况进行介绍；
分发宣传品和纪念品；
指导客人填写信息和联络表格；
恭送问询者离开，展会客户信息的汇总；
市场信息收集、竞争对手市场价格监控，会后负责撰写展会现
场来访总结。（见附件4：展会信息收集概要表、见附件5：参
展客户信息登记表）；
（三）专业技术人员：
必须是经验丰富的技术人员，对产品和技术细节非常了解，为
参观客户进行产品演示，对客户提出的技术问题进行回答；
调研新品趋势及发展建议，会后撰写。撰写信息收集和产品反
馈报告。
（四）管理中心品牌人员：
现场拍摄，新闻稿件推送；
参展企业展位设计收集，素材收集，物料设计收集。（附件 6：
展会效果评估表销售、技术人员配合）
第十一条参展人员规范全体参展人员要求统一着装，佩戴名
卡，女士化淡妆。举止合乎
礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范做展前
培训。
第十二条参展人员要求参展人员应认真做好客户沟通，信息
收集（包括新产品信息、竞
争对手信息、行业及技术发展动向信息），信息包括宣传资料、样品、言论、照片等；公司产品及品牌的展示工作。
第十三条展后总结
（一）效果分析包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的
促进效果、客户对
展览的印象等。
（二）信息整理行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手
信息、客户信息、
客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等；
（三）展会展品
展会如有剩余的展品，退回库房后做样品使用。
（四）信息分配展会结束后，在两个工作日内由商务中心把在
展会上获取的信息
或商机分配相关部门跟进。
（五）总结报告
参展人员于展会结束 7 个工作日内递交所有资料及展会总结交给
品牌运营部，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建
议等。（见附件 7：总结报告模板附件 8：参会档案存档目录模板）
管理中心应在收到展会总结后3 个工作日内提交公司。
（六）费用划拨参展费：由除职能部门外的参展部门共同承担。
机票（火车票）
费：由办公室按参展人员所在部门按人员比共同承担。食宿行费：由
牵头部门按参展人员所在部门按人员比共同承担。
（七）资料存档品牌运营部将所有展会的资料汇总装订成册，
经领导审批后存档，
在电脑和档案橱中各保存一份。
五、附则
第十四条本制度自下发之日起生效，如有临时性展会或特殊展会参展部门需经总经理批准执行。
第十五条本制度最终解释权归管理中心。
附件：
附件1：展会操作流程图
附件2：展会信息及参展提案表附
件3：参展方案模板
附件4：展会信息收集概要表
附件5：参展客户信息登记表
附件6：展会效果评估表

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