集团公司视频会议管理办法
第一章总则
第一条 为进一步加强**（集团）有限公司（以下简称
“集团公司”）视频会议管理，规范申请使用流程，保证视频
会议效果，特制订本办法。
第二条本办法适用于集团公司本部通过上级单位视频
会议系统和集团公司视频会议系统召开的各类会议。
第三条 上级单位视频会议系统是指由市委市政府、市国
资委等上级单位组建的视频会议系统，并在集团公司设置相应
会议终端；集团公司视频会议系统是指由集团公司本部组建的
视频会议系统。
第四条视频会议主要包括按照市委市政府、市国资委等
上级单位要求**集团参加的视频会议、集团公司主办的内部视
频会议、集团公司与外部单位召开的视频会议等。
第五条 视频会议管理按照“统筹管理、分级负责”原
则，明确集团本部、保障单位和各单位管理责任，并按照“谁
主办、谁负责”的原则，由主办部室根据本办法要求，做好会
议组织安排工作，确保视频会议组织流程，达到会议效果。
第二章职责分工及要求
第六条集团公司党委综合办（以下简称“党委综合办”）
为集团公司本部视频会议的主管部室，主要负责视频会议统筹管
理。
第七条 技术及设备保障单位主要负责建立视频会议设备
软件和硬件维护、保养、巡检等机制，配合主管部室制定视频
会议系统相关标准，负责会前设备调试、会议期间保障等工
作。
第八条会务服务保障单位主要负责集团公司视频会议室
日常预定管理和会场服务保障等工作。
第九条集团公司各单位要结合实际情况设置视频会议
室，配备视频会议终端设备及光纤专线网络，明确本单位视频
会议主管部室和技术保障部室，设置专人进行管理。
第三章 视频会议申请使用程序
第十条参加上级单位组织的视频会议或组织集团公司视
频会议，主办部室原则上应提前3个（含3个）以上工作日向会
务服务保障单位预定视频会议室，并填报《集团公司视频会议
申请表》（见附件1）,打印并加盖部室章后向党委综合办报
备，党委综合办接到《集团公司视频会议申请表》后做好登
记，并根据情况做好有关协调。
第十一条主办部室申请后，应立即通知技术及设备保障
单位和相关单位做好设备及会场准备工作。
第十二条对于需要紧急召开的视频会议，主办部室可先
口头向党委综合办报备，并在会后1个工作日内补办相关手
续。
第四章视频会议室设置及相关配置
第十三条党委综合办根据实际需求，设置集团公司本部
相关视频会议室，并配备视频终端、音响等设备。
第十四条各单位视频会议室配置的相关会议终端设备及
网络应符合集团公司视频会议系统的技术标准。
第十五条党委综合办会同相关单位对视频会议室布置、
标识等明确标准，保障视频图像效果。各系统例会应结合实际
制定相应标准。
第五章视频会议会前准备及会议组织
第十六条 建立党委综合办、技术及设备保障单位、会务
服务保障单位和相关主办部室视频会议沟通联系机制，确保信
息沟通有效及时。
第十七条 履行申请使用程序后，主办部室负责通知参会
单位做好会议准备，会同技术及设备保障单位和相关分会场单
位，在会前做好视频会议设备检查及联调工作，填写《会前设
备巡检清单》（见附件2）,并对检查情况给与确认。

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