第一篇：会议接待方案及细节流程
会议接待方案及细节流程
会议接待方案：
1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。
2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。
3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。
4、礼品策划、设计、样品提供和制作。
5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。
6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。（视具体情况而定）
7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。
8、提供会议所需各类信息。
9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。
10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等
11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。
12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。
13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人员的喜好，协助安排各种休闲活动。
14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。
会议接待细节流程：
一、 会前服务
1、办方洽谈会议初步方案。
2、公司为会议主办方提供会议报价：
（1） 前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。
（2） 会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。 （3） 机场、火车站接站安排。
（4） 酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。 （5） 会议流程方案。
3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。
4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。
5、会议展板、展架、横幅的制作。
6、会议各种用品的运输、托运工作。 二：会中服务
1、会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。
2、机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。
3、酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。
4、酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、礼品、登记返程机票、火车票等。
5、会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。
6、会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。
7、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。
8、会议餐饮：用餐时间、用餐标准的确认。
9、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
10、会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。
三、会后旅游：旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。（视实际情况而定）
四、会后服务
1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。
第二篇：会议接待流程细节
一般会议接待流程细节
一：会议资料准备
1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据参会人数印刷。
2：会议资料（主办单位提供） 3：领导发言稿（主办单位提供）
4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。 5：项目执行情况资料（主办单位提供） 6：展板所属图片（主办单位提供） 7：广告牌设计稿
8：欢迎布标、会议室布标
9：会议礼品（按参会人数准备） 10：会议代表证 11：会议用餐券 二：设备及设施准备
1：投影仪、多媒体电脑一台
2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备 3：会议室一间（根据入会人数) 4：车辆准备 5：麦克风3只
6：订制领导座次牌（名单由主办单位提供） 7：会议形式：座谈及课桌形式 8：照相机一台
9：摄影机一台、由专业人员操作 三：会前准备工作程序
1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组讨论)（会标、 广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按 部落实到位。
2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房 间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水 果种类及特殊安全保卫工作。
3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及 服务到位情况。
4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、 商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄 影、摄像设备，人员的准备。
5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。
6：成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。 7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。 四：会议其它费用开支预算 1：代表证：2元/张 2：广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米，需
用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约400—500元 3：展板：根据主办方要求，由我方代办，费用按时结算。
4：临时用车：别克商务车（900元/天），现在瑞风商务车（700元/天），桑塔 那（450元/
天），11座金杯车（500元/天） 5：宴会标准（由贵公司订标准） 6：水果 7：纪念品
8：资料打印、复印 9：照相、摄像 10：其它
五：会场布置 1：布标
2：按会议规定的摆防形式及要求布置好会场 3：设立会务人员发放会议用品及文件 4：确定会场摄影点和时间 六：人员安排
1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考 察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）
2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员
4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小 组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动 的车辆。
5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6：生活小
组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表 会议期间的生活服务
第三篇：接待国外客户流程及细节
接待外国客户技巧
客户来中国, 做好接待工作是比较关键的。但由于风俗,习惯等各方面的不同, 会造成很多麻烦。
提前做好详细的资料搜集和准备是非常必要的。
1. 敲定客户访问时间访问人员名单、职位、手机号码等信息，以便安排相应接待。
2. 同客户商讨参观访问行程表, 同工厂(公司接待部门)沟通, 一切敲定之后, 发送邮件让客户确认，同时让工厂做好接待准备。
3. 安排酒店: 确认该客户是否需公司提供酒店。需提供的，和客户敲定酒店星级、房间类型、房间位置及包含设施等细节，要对酒店实地查看后方可确认预定。位置选在工厂附近或机场附近等便利之处。不需提供的，至多根据客户要求，提供信息，协助预定。确定后
通知客户确认。 4. 打印访问行程表, 准备工厂资料和产品资料, 客户所要求的资料等文件, 装订。 5. 根据客户的国籍、宗教信仰准备饮食和话题。 6. 安排接送车辆要合理、合适。（座数、重视度等）
7. 接送至酒店后, 将访问行程和工厂资料等文件交给客户, 敲定第二天参观访问事项, 也有客户直接先去工厂参观, 务必提前让工厂准备。
8. 第二天准时至酒店接客户。(不同国家的客户对时间的观念会有不同, 我方一般提早10分钟在酒店大堂等候) 9. 接到工厂或者办公室之后, 根据行程表进行参观访问和会谈, 安排专人记录会议内容。
(如果第一次接触, 应安排多媒体会议室, 双方可以用投影幻灯对各自的企业进行介绍 ) 10. 访问结束后, 准备一份小礼品送给客户, 一般挑有中国特色的, 比如茶叶, 工艺品等。
11. 访问以后, 根据客户的意见, 适当安排娱乐购物等活动, 很多不发达国家的客户往往要求去购物, 特别是电子产品, 服装等, 且对价格比较敏感。
有些客户则希望去采购中国特色的商品, 如丝绸, 茶叶, 瓷器等等。 另外有客户想去酒吧等
场所,了解附近的餐馆, 酒吧, 购物，娱乐场所等。
有些客户比较随意，可以安排一些中国特色的活动, 比如喝茶，看戏，参观景点等等。
12. 送客户, 一般送到机场。有些客户不喜欢麻烦人, 送至酒店即可。在飞机起飞前,给客户电话道别。 13. 收尾: 这个工作务必做好。客户走后, 及时发邮件给客户, 一是问候, 二是将本次访问双方达成的共识, 或者会议记录, 备忘录发给客户, 敦促项目的执行。
几个小点: 1. 着装: 接机和会议时一般用正装, 带客户娱乐购物时便装。
2. 参观: 严格按照工厂的参观制度, 涉及到安全,卫生, 不让进去的地方就是不能进去, 不然随随便便, 人家会对工厂的管理等产生疑问。
3. 饮食：一般来说, 不用太隆重, 接待穆斯林, 最好是鱼, 虽然他们也吃牛羊肉, 但是对加工的方法很讲究，推荐中国菜, 海鲜比较好。印度人不吃牛肉. 西方人最保险是西餐, 大酒店自助餐一般不错.韩国日本就比较好安排。
一般的接待
其实做接待也是很有技巧的。细节上多注意下会给客人留下非常好的印象，为之后的合作添加多一份成功的把握。
首先我们先谈下一般的接待吧：
1.客人来到公司的时候，我们带他到会议室或者展厅里面就座的时候，不妨询问下：Can I bring you something to drink?(您想喝点什么？）或者简单点：coffee or tea?（咖啡还是茶？） 一般来说，很多客人在中国的时间安排的比较紧，早餐都吃的比较仓促，有的餐厅早上没有咖啡供应，对于他们来说是很难受的。（程度不亚于我们早上起来没有刷牙就去上班的感觉）如果在正式谈生意之前可以给他们来上杯咖啡的话，不但有助提神，而且他们会觉得很心情都会变的很好。当然，很多外国人不喜欢速溶咖啡，就像我们也不是很多人喜欢茶包泡的茶。如果是水的话，瓶装的矿泉水是最好的。（老外们崇尚健康比我们厉害的多）

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