规范名称：行政部管理制度及工作流程
文件编号：
版 本 号： 1.0
编制部门： 行政部
编制日期： 2013.5
编制 | 审核 | 批准 |
文件修改记录
序号 | 页码 | 内容 | 修改原因 | 修改人 | 审核 | 批准 | 日期 |
行政管理制度及工作流程
一、总则
为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本规定。
二、适用范围
本制度适用于公司全体员工，部分流程适用于行政部人员。
三、部门职责
1． 负责公司内部各项行政、人事管理制度的起草和推行公司制度的执行。
2. 掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见，对出现问题进行研究论证并修改完善。
3. 对全体员工进行管理制度的宣传及解释。
4. 负责制定年度工作计划、进行年度工作总结。
5. 完成人力资源管理下的招聘、培训、薪酬、绩效、人员规划、员工关系及社会保险等事务性的工作。并对工作内容及流程进行优化，使公司运营更加流畅。
6. 对公司固定资产、办公用品进行量化管理，降低办公耗材及固定资产成本的消耗，节约公司成本。
7. 公司租房合同管理、钥匙管理、水电管理等事务性的工作。
8. 来访人员的接待、司机出车安排及年检等工作。
9. 公司信息的上传下达及所有表单的管理工作。
10. 加强本部门管理，进行内部培训，提高本部门员工素质。
11. 正确处理员工合同、社会保险及明确薪资，有效规避劳动纠纷。
12. 完成公司工作程序规定的其他工作，完成领导布置的其他任务。
四、行政部组织架构
五、岗位职责
1、行政部经理
编制人数：1人
直接汇报对象：副总经理
岗位职责：
在总经理的领导下，全面负责部门的管理工作，掌握业务范围，拟定工作计划，负责执行或督导工作；
负责行政工作，建立文件适用管理办法，负责草拟、审查和修改公司重要文件，对文件中设立的
重要事项进行跟踪检查和督导，发现问题及时解决和汇报；
负责公司人力资源的规划和规章制度的建立工作；
负责组织有关部门和人员进行公司管理策划， 及时制定有关管理制度和方案，推进公司的管理；
负责行政档案和人事档案的管理工作；使之能更好地为行政人事工作发挥作用；
按时参加公司组织的会议，重大事项及时向总经理汇报；
负责人力资源的招聘、培训、社保、绩效、劳务纠纷、员工档案、入离职手续、控制人工成本等
工作，确保各部门精简、高效、正常运作，在保证合理编制的情况下，控制工资总额；
了解社会劳动人力资源，与各职业介绍单位建立业务关系，确保能按用工标准备用合适人才，为各部门招聘合适人才，推荐给需求部门；
制定员工薪资，劳动保护和福利保险管理制度并督导执行，负责工资、劳保福利、加班费等审核 和报批工作，审核或批准各类休假；
负责员工的培训、考核和奖惩工作，协助有关任免和调配工作；
负责企业文化策划和组织实施；
定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高人事行政管理水平，保证各项任务能按时并高效完成。
2、人事专员
编制人数：1人
直接汇报对象：行政部主管
岗位职责：
负责公司人员的招聘，包括发布招聘信息、筛选面试简历、安排人员面试、跟踪面试人员情况
负责办理入职、调动、离职等手续办理，新入职员工合同的拟定、合同续签相关手续的办理；
负责建立企业人才储备库，做好简历管理与信息保密工作；
跟踪和搜集同行业人才动态，吸引优秀人才加盟公司；
拟定公司内部培训需求计划，会同直属上级共同确认需求；
进行新员工入职培训计划，跟踪培训结果,对问题进行处理和反馈；
负责员工社保相关事宜的办理；
负责收集参保人员资料，办理人员增减、审核社保月报；
负责各项保险待遇的申领及报销工作以及医保存折及医保卡的申领；
负责员工档案的管理,并做好保密工作；
负责每月员工绩效考核表的收集与绩效考核数据的汇总，并上报财务部；
负责每月员工考勤指纹的录入及考勤数据统计汇总，并上报财务部；
负责员工信息总表的更新、员工通讯录的更新等；
每月各类人事报表的提交；
组织策划员工的各类活动，促进公司员工之间的沟通交流；
进行定期的市场薪酬调查,以便了解同行业和同岗位的薪酬水平,给公司作参考；
结合绩效考核，协助设定合理的薪资福利调整计划；
完成上级安排的其他工作。
3、行政专员
编制人数：1人
直接汇报对象：行政部经理
岗位职责：
在行政总监的领导下,负责公司的行政后勤工作,安全保卫和消防管理工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境；
负责公司的环境卫生管理、绿化管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工；
负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费；
负责公司水、电的管理,确保公司水、电能得以衔接；
负责公司各项规章制度的推行，执行与追综，维护公司各项规章制度的权威；
负责公司车辆的管理和司机的管理工作，包括车辆调度、使用、维护保养，确保车辆及人身的安全；
负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅；
负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；
负责做好各种自然灾害的预防和处理工作，确保安全；
负责公司各部门的办公秩序和纪律状况，确保工作正常有序无违纪现象；
配合工务课进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；
完成上级交办行政主管的各项工作。
4、办事处行政助理
编制人数：3人
直接汇报对象：行政部经理
岗位职责：
负责接听电话，转接电话，收发传真，记录留言，接待来访者；
负责办事处快递、信件、包裹的收发工作；
负责办事处办公用品和固定资产的管理；
负责每月办事处员工考勤管理，考勤资料存档；
负责办事处人员周报的统计和月度绩效考核数据汇总；
负责办事处会议的安排及会议记录的整理、存档；
负责办事处办公区内务和安全管理；
负责办事处各项保密措施的实施；
完成上级交办的其他工作。
六、行政制度
办公用品管理制度
1.1原则及目的
为加强本公司办公用品的有效使用和妥善保管，本着勤俭节约和有利于工作的原则，在规范流程的基础上，达到明确责任，提高效率，倡导健康优质、绿色环保的现代办公方式，特制定本制度。
1.2分类定义
1.2.1 固定资产类办公用品，如：电脑、传真机、复印机、打印机、信息安全设备等。
1.2.2 非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。
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