互联网时代做好住房保障档案的信息化管理工作的思考
摘要：目前，我国已经进入了信息时代，信息技术也在飞速发展中应用于社会各行各业之中，尤其是在住房领域中发挥着至关重要作用。住房保障档案作为国家重要资源之一，其重要性不言而喻，因此做好住房保障档案信息化管理显得尤为重要。本文以互联网为基础，分析如何做好住房保障档案信息管理工作，以期更好地为政府决策服务。
关键词：互联网时代；住房保障档案；信息化管理
前言：建立住房保障档案，对贯彻落实住房保障政策非常必要。以文本和表格的方式统计整理住房信息，设置档案保存，帮助保障性住房进行循证，高效的后续管理。尽管全国各地方政府及有关行政部门统一管理住房保障档案，但伴随着我们国家人口越来越多，住房保障的信息量不断增加，存储中还出现了与纸质文件管理有关的问题。尽管在一定程度上采取了一些措施，但是档案受损、丢失现象经常发生，档案信息的储存与共享也比较困难，住房保障档案信息化建设的进程有待进一步加快。
一、住房保障档案
住房保障档案指的就是我国城镇最低收入居民（包括城镇居民）在参加城镇社会养老保险时，通过参保部门提供的各种证明材料形成的文字、图表以及声像载体的历史记录。例如家庭使用的文本、图形、视听材料和购物消费凭证等，都可以作为住房保障档案保存。住房保障档案是在住房保障管理过程中所形成的具有法律意义的历史文件，分为住房保障对象档案和住房保障资源档案两大类，这些资料是互相联系，互相补充的，以期对住房保障工作的扶持有所借鉴。根据住房和城乡建设部发布的《住房保障档案管理办法》第九条，住房保障档案从备案的范围来看，主要有两种。第一类为保护主体档案，例如申请表、申请人的基本情况、房屋财产状况证明、信用记录等等，接着就是修改表、修正记录与信息。向实施审计部门保证，含候补名单、担保通知书，公寓租赁合同及其他资料。第二类是按第十条规定建立房源档案，针对申请材料归档的房源进行管理，包括申请登记、审核审批等方面的业务工作。
二、住房保障档案性质
住房保障档案属于国家行政机关的专门档案。它是以房产所有权人或有关单位为对象，对其在经济活动中形成的各种形式的历史记录，即住房产权及使用权的凭证和依据。所提供
的房屋内容，必须真实地反映房屋资源与房屋的实际状况，而且这些物资一定是公安部门提供的、民政部门或者市政府给予的。档案里的一切资料都要如实地记录下来，如有需要，可请求相关部门调取上述资料。从专业角度讲，国家档案馆承担着住房保障档案管理任务，均含有我国政策法规水平的专业性。在实用的角度上，住房保障档案作为重要文件，具有参考意义。在发生权属变更、拆迁、用途变更或者权属纠纷的其他事项，住房保障档案可作为查询的依据，更好地解决问题。
三、住房保障档案信息化管理的意义
（一）顺应档案管理发展潮流
在互联网与计算机技术高速发展的今天，网络技术已深入到生活中的每一个领域，档案管理由纸质档案过渡到电子档案，势在必行。但是现阶段住房保障档案管理信息化建设仍然较为单一。从整体上看，档案管理可看作是一种收集、归类作、保管与鉴定、统计与使用等6个环节组成，多数信息技术应用仍然停留在管理层面。但是，随着企业数量的增加，规模不断扩大以及社会经济结构的不断变化，原有的管理模式已经无法满足实际工作需求。因此，必须加快推进住房保障档案管理信息化进程。
（二）减轻住房保障档案管理的负担
通过建立信息系统，使管理人员能够及时获取住房保障数据信息。通过对住房保障数据信息进行分析研究，从而为制定合理的房改方案提供决策依据。目前，我国的住房保障制度正处于不断完善之中，需要大量资金用于建设保障性安居工程。对住房保安档案进行信息化管理，能够显着地提升管理效率和服务水平，提高工作效率。同时标准化管理流程能够显着降低员工工作流程，既要保证数据的安全，又要确保资料的安全，并对工作流程进行完善。所以住房保障档案的信息化管理对减轻档案管理的负担是至关重要的，有关部门要对档案基础业务处理系统进行整合，达到信息同步的目的，实现综合信息平台的管理。
（三）适应住房保障的管理需求
我国的家庭安全业务网点较多，并且主要集中在大城市及经济发达地区。由于各方面条件限制，各地市住房保障部门无法开展大量的廉租房申请服务，使得廉租住房管理工作比较滞后，缺乏相应的管理手段。另外住房保障设计涉及多个行业，银行、民政、公安等职能部门都有相关职责要求，且相互之间存在一定的联系，需要互相配合才能完成工作任务。所以在经营管理的过程当中，不同的科室对资料进行了重复的审查，处理时间延长，给住
房保障工作带来了很大的困难和复杂。审计部门审查申请人纸质材料审批效率十分低下的同时，还对审批材料保管与管理造成巨大压力。审核部门若能对电子化处理后的业务资料进行审核，并且通过公共平台进行分享，从受理、预审、查验、等候、选房等环节都会大幅度减少不必要的时间浪费[1]。最后是住房保障管理信息化还减轻一线销售人员工作的难度，这样就可以避免因业务能力问题，造成业务流程拖延的尴尬局面。
四、互联网时代做好住房保障档案的信息化管理工作措施
（一）综合管理系统构建，优化业务管理流程
在当前信息化技术快速发展的背景下，建立一个统一高效、安全稳定的信息管理体系，显得尤为重要。而要想实现这一点，则需要将计算机应用到整个信息管理系统中去，科学先进的信息技术是首选。由于档案管理信息系统具有广泛性的特征，切实提高了住房保障档案管理信息化水平，对各种资料进行了有效的管理，极大地缩短了工作流程[2]。另外，该系统还具备强大的数据分析功能，能够通过大量数据统计分析，准确掌握各项指标情况，进而制定出更符合实际需要的政策与方案。因此，该系统可以为领导决策提供有力依据。从而实现了更好的信息共享，对数据进行统一整合，建设全面的住房保障信息管理系统。
针对现阶段住房保障业务管理需求，对现行业务流程做了部分改造。档案管理和业务管理全新融合，既要突出档案管理工作，并有利于档案管理纳入业务流程中，更加高效地管理具体业务。住房保障部门在整个管理流程中起着承上启下作用，更是生成数据的开始。通过收集和输入数据，一切纸质档案必须输入电子信息，再传送给数据库。
（二）实现住房保障档案建设信息化和建立住房保障档案电子化方案
住房保障档案建设的信息化，推行档案信息化管理，管理有关资料，如各种文件、各级审批及各种档案管理流程所含表格材料亦已信息化。也可对条码或者二维码进行扫描，达到了归档资料快速收集与检索的目的，使得归档资料在归档信息管理数据库内检索信息可以迅速得到。另外，为规范住房保障档案运行及工作过程，借助数字信息化这一管理手段，将现有的纸质化记录转变为数字化形式保存下来，并通过网络传输到相关部门或机构，供查阅使用，这些资料能够以扫描方式迅速输入档案管理信息管理系统中[3]。通过对住房保障档案管理信息系统功能需求分析以及系统设计原则，实现了住房保障档案管理信息化系统，主要包括：文档管理模块、系统管理模块、用户登录模块等功能模块。该系统对住房保障档案资料实行集中管理，确保其完整；便于管理人员及时更新和维护，无需业务人员
进行人工录入，明显提高了工作效率，减少出错概率。对住房保障档案管理流程进行优化，只有做好档案管理工作，以便于更好地做好后期工作。优化住房保障档案管理信息化数据处理过程，在住房保障档案管理信息化建设中，数据处理至关重要。当然其中也不可避免地包含了工作人员对于有关信息的记录，并用计算机化工具上传数据库，从而有效地提高了后续数据查询的效率，使得数据的处理过程更具有透明性。
（三）创建档案信息资源库
住房安全档案信息量异常丰富，要想构建一个完整的档案信息资源库，绝非一朝一夕之功，有关人士一定要倾注足够耐心，下定决心。首先，对存档存储系统进行更新，可选用安全性能更高的“SAN”存储系统，以及光盘备份与恢复支持系统的建立，从已有资源库中拷贝光盘并保存。自动备份功能需建立，以实现对系统定时备份，还原规定信息内容。此外，信息交换系统还具有动态信息的特性，这个系统不同于静态文件信息的存储，并非一成不变，可因资产所有权不同而异，就是业务动态的文件信息机制。使用动态管理系统，档案中的信息可以随着不动产权属的变化在不断更新，将变更后的信息发送至相关不动产管理部门的计算机终端，从而达到在线实时更新不动产权属情况、档案的权属状态及转移、变更、没收及其他信息可根据具体情况进行调整。
（四）提供有力技术与经费支持
根据信息化管理制度实施中存在的技术难点，有关管理部门可从如下几个方面进行管理，提供有力的技术支持与经费支持，增加信息化支持，档案管理资源投入。相关行政部门应加强对档案管理工作的关注，设立专项投入资金，并结合目前的工作开展，适时对资金投入加大力度，为实现高效便捷地完成各项管理工作打下坚实的基础[4]。在制度上也要完善，如建立严格的归档流程，提高档案管理人员配备水平；规范数据查询权限，保障用户知情权，对文件管理软硬件设备进行优化。有了充足的经费支撑之后，档案管理处应详细审查其设施，以及制定相应设施优化计划，为了创造一个信息化办公的良好环境。同时更新和升级了计算机管理软件，使得管理软件不仅能够跟上房地产市场的发展，还可以提升档案信息管理的效率，真正做到了档案的高速化管理。
（五）增强档案工作者的素质
档案管理人员个人素质及业务水平高低，关系到小区保安档案管理工作的信息化，直接关系到小区保安档案，对信息化建设提出了更高的要求。因此，必须要做好住房保障档案管理工作人员培训教育管理工作，切实提高自身专业技能水平。身为一名合格的档案管理员，
要求严格地学习理论知识，掌握相关技术知识，综合素质与能力的持续提升，有良好的专业工作技能和职业道德修养等，以保证能够更好地服务于群众。惟其如此，才能始终保持始终如一的工作作风，在住房保障档案管理信息化的过程中，不断开拓创新，更快实行管理模式变革[5]。
五、结论
住房保障档案是国家对人民进行生活安排所形成的重要信息资源。它既能为政府制定公共政策提供依据，又可为居民合理分配财产及享受各种福利提供基础数据支撑，更是衡量一个地区经济发展程度的重要依据。住房保障档案是民生住房保障管理工作中所形成的所有文件，也是维护群众权益的凭证和证据。它不仅能为住房保障工作提供方便，还能促进城市的繁荣与稳定；它不仅是历史资料的载体，还是社会记忆的见证。因此，住房保障档案管理部门要做好这项管理工作，好好利用这类资源，发挥其作用，让更多人受益，进一步配套住房保障档案信息化管理。

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