关于规范考勤、门禁、车辆系统
管理的通知
各单位：
为规范办公秩序，落实考勤制度，启用考勤系统、门禁系统、车辆管理系统，现根据各系统运行情况，提升管理水平，特制定此管理规定。
一、管理职责
（一）行政部信息组负责组织机构调整、用户权限管理、数据备份系统、日常问题处理。
（二）各单位人事管理员或人事部门领导负责本单位人员入职信息登记、离职信息删除、考勤报表统计。
（三）行政部人事组负责跨公司人员调动、考勤排班管理、外部人员信息录入。
（四）行政部行政组负责车辆信息登记、注销等车辆系统日常维护工作。
（五）公司营销工程部负责道闸系统、门禁系统、考勤系统软件故障、硬件故障、网络故障、系统升级
及操作培训。
二、管理程序及要求
（一）考勤、门禁管理
1.内部员工
员工入职：由各单位人事管理员或人事部门领导在系统中新增人员信息，填写员工编号、员工姓名、电话号码、车牌信息、员工照片。员工编码格式：Xx+员工编码，例：Xx6****2；员工
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照片文件大小小于500KB。
门禁登记：由各单位人事管理员或人事部门领导，根据员工信息完成门禁系统登记，并根据需求选择对应门禁考勤设备。
人员离职：由各单位人事管理员或人事部门领导在系统中进行人员信息删除及门禁注销工作。
考勤报表：由各单位人事管理员每月在系统中导出本单位考勤报表。
2.外部人员
非员工需要长期开通门禁系统，由当事人提出申请经董事长签批后传行政部人事组进行系统信息录入，录入编号、姓名、电话号码、车牌信息、照片。编码格式：WY（外员）+编号，例：WY0****1。
3.租赁厂房的外单位，需要新增或变更门禁信息的，由承租方提供详细名单经副总经理（行政）签批后传行政部人事组进行系统录入, 录入编号、姓名、电话号码、车牌信息、照片。编码格式：单位名称简写（两位）+编号，例：卓亦公司员工，编码为：ZY0****1。
4.临时进出人员，在大厅进行访客登记。
（二）车辆管理
1.内部员工车辆
员工入职时，由行政部车辆管理员，在系统中根据人员信息中的车牌信息，完成车牌登记。
员工离职时由行政部人事管理员每月将离职人员名单传车辆管理员，由车辆管理员完成车牌注销。
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2.公务车辆
公务车辆，由行政部车辆管理员，首先在系统中新增人员信息，再进行车牌登记。编码格式：SI+编号，例：SI0****1。
3.外部人员车辆
非员工需要长期开通车辆系统，由当事人提出申请经董事长签批后传行政部车辆管理员，根据人员进行系统信息录入。
4.租赁厂房的外单位，需要新增或变更车辆信息的，由承租方提供车牌信息经副总经理（行政）签批后传行政部车辆管理员进行系统录入。
三、近期工作安排
（一）由营销工程部在2月9日前将系统管理员账号及密码，服务器用户及密码，数据库用户及密码整理传行政部信息组。
（二）由行政部人事组负责在2月15日前整理各单位管理人员名单，由行政部信息组在2月20日前开通相应权限（三）由营销工程部负责在2月20日完成系统管理员、车辆管理员操作培训。
2022年2月1日
2022年2月1日印发
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