规章制度行文格式

公文行文管理制度

目录

第一章 总

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第二章 公文种

类 。。。。。。。..。...。..。..。.。。.。。...。。。....。..。。.。....。。

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第三章 公文格

式 。。。..。.。。...。...。....。。.。。。.。...。.。..。。..。。。。..。..

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第四章 各类公文编制格式要

求 。..。....。。.。.。..。。。。。。。。..。..。。。。.。。。。..。。.....。

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第四章 行文规

则 .。。。。。。。..。。..。....。...。..。。..。..。...。。.。.。.。..。。

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第五章 发文办

理 。。.。.。。。.。.。...。..。.。.。.。。.。.。..。。.。。。..。.。。。.。.

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第六章 收文办

理 。.。..。。.。..。。。。.。。。.。....。。。....。.。。。。。。..。。.。。

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第七章 公文归

档 .。。..。。。。。...。....。。.。.。.。.。....。.。.。.....。.。.。.....

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第八章 公文管

理 。。。..。。。.。.。。...。.。。。.。。。。。..。.。...。。。.。。..。。。.

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第九章 附

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文件会签

表 ..。。.。.。。。。。.。。.。。.。.。。.。.。..。.。。。。。。。。..。...。.

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发文审批

表 ..。..。.。。..。.。。。.。。...。。。。。。.。.。...。。。。。。.。。。..

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文件签收

表 ..。.。......。。.。。。。...。。.。....。。.。。。。.。..。。.....。..。

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收文处理

表 。。.。。。。.。..。。.。..。..。。。。。。..。.。。。。.。。。。.。。。...

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文件销毁申请

表 。...。.。..。.。.。.。。。.。.。。。。...。.....。。..。。。..。。...。.

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第一章 总则

第一条 为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公

文格式》及《国家行政机关公文处理办法》,同时结合公司实际情况，制

定本制度。

第二条 公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范

管理和进行开展工作的重要工具

第三条 本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素

排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一

系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。

严格执行各项规定,确保公司秘密安全。

第五条

范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。

第七条 本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的

公文（以下简称“部门文件”）。

第二章 公文种类

第八条 本公司公文内容性质可分为以下10种类型:

一、 决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更

或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。

二、 通知:适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文,传

达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

三、 通报:适用于表彰先进，批评错误,传达重要精神或者情况.

四、 议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。

五、 报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况,答复上级部门的询问。

六、 请示:适用于向上级部门请求指示、批准。

七、 批复:适用于答复下级部门的请示事项.

八、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

九、 函:适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审

批事项.

十、 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条 根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。

一、 上行文:上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部

门行文.如报告、请示等.

二、 下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、

批复、意见等。

三、 平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、会议

纪要有时也可作为平行文。

第三章 公文格式

第十条 公文用纸主要技术指标

一、 公文用纸一般使用的纸张定量为70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

二、 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸,仅用于公司对外的文件.

第十一条 公文用纸幅面及排版装订要求

一、 公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用gb/t148中规定的a4型纸，其成品幅面尺

寸为210mm×297mm。

二、 未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。

三、 排版规格与要求

(一） 未作特殊说明文件,正文用4号或小4号字，中文用宋体，西文用times new

roman。

（二) 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。

四、 装订要求

文件应左侧装订,不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无

坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页。

第十二条 公文中所含要素

本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首

页红色反线(宽度156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含)以下至主题

词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

第十三条 公文中的表格 文件如需附表,对横排a4纸型表格，单页码表头在订口一边，

双页码

表头在切口一边。

文件如需附a3纸型表格,且当最后一页为a3纸型表格时，封三、封

四应为空白，将a3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。

第四章 各类公文编制格式要求

第十四条 公司上行文（如附件6）

一、 首页上边距为8cm。后续页，纵页页面设置页边距上28mm，下25mm，左28mm,

右28mm，页眉15mm,页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。

二、 眉首

1. 秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级,用小4号黑体字（西文用arial），顶格标识在版心

右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小4号黑体

字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级及保密期限之间用“★"隔开。

2. 紧急程度

如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用arial），顶格标识在版心

右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标

识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3. 公司标识

由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。

使用红色小初号华文中宋体字。

4. 发文字号

发文字号由公司代字—“公司名称"、年份和序号组成.公司标识下空1

行，用小4号宋体字（西文用times new roman)，居中排布；年份、序号用阿拉伯

数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001），不加

“第”字。

发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线.

5. 签发人

上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居

左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号宋体字（西文用times

new roman）后标全角冒号,冒号后用小4号楷体字(西文用arial)标识签发人姓名。

如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从

第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发

文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上.

三、 主体

（一) 公文标题：在红色反线下空2行.用小1号或2号黑体字(西文用arial），

可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当.

（二） 主送部门:标题下空1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行

时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使

文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄

送之上,标识方法同抄送。

（三） 文件正文

主送部门名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能

回行。正文中结构层次序数如下：

1. 第一层为“一、"，左顶格,汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。

2. 第二层为“（一）”，左空1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加

标点,回行正文对齐。

3. 第三层为“1.",左空2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”，回行正文对齐。

4. 第四层为“（1)”，左空2字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后

不加标点，回行正文对齐.

5. 用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三

条？?的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。

6. 若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用arial），居中排布，1.25倍

行距，段前、后间距12磅。

（四） 附件

文件如有附件，在正文下空1行左空2字用与正文相同字号标识“附件”，

后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如:“附

件：1. ×××××××”),数字后加半角“。"，后加附件名称，回行正文对齐,上下附件序号对

齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件",有序号时使用阿拉

伯数码标识序号，不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致.如附件与文件正文不能

一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及篇三：公司

行文规范及管理办法

公司行文规范及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的

收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做

到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。 通

过此办法的实施,达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。

一、纸型、纸质

复印纸a4型（国际标准210mm×297mm）， 厚度定量60—80g/㎡。

二、封面

文件材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文

件、规章制度、材料汇编等.封面可使用必要公司的统一vi形象（文字和徽标),但不宜用花

边和图案。加封面的材料同时应加封底.

三、书写要求

（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。

（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体,但不与正文字体重复，破折号占2

格.标题单独成行时，均无需标点。

(三）正文使用4号仿宋.每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用

加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等,以保持文面严

肃、整洁。

（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一),第三层“1、"，第四”

层“（1），第五层“1)”。 ”

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的,可随文就位，与正文同宽.表内字

体同正文，字号可略小。

（六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色

彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

四、落款、盖印

在正文后空两行,单位名称按印章全称。盖印,可不写单位名称。成文日期中“○"用插入

符号里的几何图形,不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上

2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、页面设置

上 2.0cm,下2。0 cm，左2.0 cm，右2。0 cm,页脚1。0 cm，行距28磅, 或每

面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象,可适当收缩行距，使文

件成为几张整页， 但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧.

六、装订

一律左侧装订。钉离左侧边沿0。5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。

七、分类与编号

(一）文件分类

公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理

制度、工作提案等,其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召

开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。

（二）简化编号名称

由于公文编号受长度,美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展,现内部岗位编制

并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“hzyzf”。行文中放置在

表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司vi规范标识图形，靠右为公

务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对

外文件，页脚格式均为“第x页，共x页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格

式线。

（三）细化编号内容

仅限于下行文中的通知、通告,为公司人资行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司

名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法:hzyzf-hr-2014-001（公司人资行政部2014年第1份文件)，其中公司名

称：菏泽业之峰装饰有限公司=hzyzf;部门名称：hr（人资行政部）；时间：2014年，其后

以此类推。文件顺序号:001,002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001

开始编起,如2015—001.便于管理保存。

（五)各部门名称为

设计部:sj 企划部：qh 电子商务部:ds 市场部：

sc

工程部：gc 财务部：cw 人资行政部：hr 法档部：fd

所有文本依顺序排号,发文后人资行政部存档.

八、行文管理主要内容

外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等.

（一）内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书.一般事务性文件包

括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措

施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、

函、会议纪要等；

公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文.公文

字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资

行政部以公司名义发文。

（二）发文处理程序

一般事务性文件的发文,应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，

应事先向总经理提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门:

1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；

2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；

3、职能部门各种一般事务性文件,由发文部门拟稿；

4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰,标点符号使用正确。规章制度类要符

合国家相关的政策、法律,符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观

点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引

文及时间要具体准确等。

文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续。 审核签发流程:

1、首先送人资行政部部初审,人资行政部部审查修改文稿；

2、送发文部门上级分管领导核稿,以公司名义对外文件由总经理核稿；

3、公司各部门(含分公司)间的往来文件由总经理核稿；

4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿;

5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会

签、发送；

6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。