仓库单据管理办法

仓库单据管理办法

总体原则：

物资进出有凭可依、账实相符、业务真实、合理库存、物

资安全、质量保证。保管做到业务真实、登记正确、清晰、字

迹工整、验收入库、质量合格、妥善保管、单据传递及时、开

具单据分类准确、及时盘点库存。

一.入库单

1.办理入库依据：发货单位的送货单、采购部提供的及请

购单。2.入库：一式四联入库单分别由采购员、保管员、质检

员签字，按入库单流程办理，未签字、未质检不能入库，不能

收发货，财务判定为无效单据。

3.验收：注意验收数量品种是否相符，注意验收方法与产

品是否符合要求，有无质量问题，部分货品包装是否破损。

4.填写：入库单按单中各项规范填写，按照不同种类分别

登记，写清进货单位名称、进货数量、进货型号等相关信息，

二.产成品（半成品）入库单

1.办理入库根据：根据生产部门填写入库表及入库记实，

具体填写本入库单，具体注明名称、规格、数量。

2.入库：一式四联入库单分别由入库员（生产部）、保管

员同时签字，按产成品入库流程办理，未签字、未质检的产品

不能入库，不能收发货，财务判定为无效单据。

3.填写：入库单中各项应规范填写，生产部开具入库记实

表，注销产品数量、规格、型号。保管员填写入库单，办理产

成品入库，同时作为财务部月末计较产品生产成本的根据。

4.对帐：入库单月末合计重量财务部相对应科目及生产部

月报对账相符。5.票据保管：入库单按生产编号及产品规格分

类，装订成册。

6.验收：注意种类、数量、规格、质量有无问题.

三.领料单：

1.依据：由用料部门填写一式三联领料单，经领料人签字，

保管员据此发料同时签字确认。

2.单据保管：按照原料种类分别装订成册。

3.对帐：月末领料单、材料收发结存月报表财务对应会计

科目一致。

1.由业务部根据客户合同要求、通知开具一式五联《出库

单》，由业务组开单员、保管员、提货人配合签字，仓库凭单

签字发货。

2.出库单一式五联分配流程按财务部据流程规定办理。仓

库保管员未签字，未到场监督不许发货。

3.出库单中各项由业务部按单中各项规范填写（打印）作

为仓库、业务部、财务部、客户联、出门联的依据。月末由仓

库填报产成品收发结存月报表，与营业部、同财务部对账月结

相符。

4.保管按照产种类类记账，分类别装订。

留存业务部核对，记账联交与财务，第三联保管

记账，XXX作为出库单据交与提货人，第五联作为出门联交

与公司门卫或者保安。

A制造企业仓库办理票据通报流程规范

一.入库单

1.入库单亦称进仓单、入仓单。所有物质、物员、采购材

料等进仓，均需填写进入库单。本单一式四联，由保管员凭供

应商送货单、采购合同、请购单或经审批的采购计划据实填写

2.四联单分配：第一联为仓库存根并记账；第二联为财务

记账入账；第三联为质检联；XXX为客户联给供货单位查询。

3.质检部应同时出示质检报告，与仓库、采购三方同时签

字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货

出库。

4.附：入库单流程图：

采购部门提供：

1.实物进仓

2.送货单

3.采购合同

4.请购单或采购计划

5.货物

采购部门：

凭送货单及采购等填制现金物料报销单

仓库：

凭单验收入库：

1.填写四联入库单、验收报告

2.四联入库单必须送货员、质检员、保管员同时签字

3.仓库保存XXX

质检部：在收到仓库通报的入库单，立即进行检验，检验

合格之后立即交与财务备案。

财务部：凭第二联入库单及送货单、等填制记账凭证

采购与财务对账：

1.月结供应商当月采购量对账

2.月结供应商购货对账与签收

3.应付账款余额对账

4.付账计划核定

二.产成品（半成品）入库单

1.成品（半成品）入库，所有让售、贩卖、加工料贩卖等

产成品（半成品）均需填写本入库单。本单一式四联，由保管

员根据生产部产成品加工入库单填写；第一联为仓库存根联；

第二联为财务记账联；第三联为质检联；第四联为生产联。

2.产成品（半成品）入库单流程：

仓库：根据生产部竣工入库记实填写一式四联入库，同时

保存XXX：凭入库单做成本计较及体例发出商品记账凭证，

保存第二联

质检部：根据入库单做抽样检查，出具质检报告单，及时

交与财务。

1.出库单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。除

消耗领料单外的销售让售，均需填写出库单。本单一式六联，

由营业部（业务组）凭销售合同（协议）、销售计划、客户通

知等填写。对发生质量退货（发生退货必须有质检部门签字认

可）或重开出库单的由业务部重新开具红字出库单，经质检等

部门确认，各方冲账。

2联单分配：

1.营业部存根记账

2.财务记账（应收账款或发出商品）

3.仓库记账

4.收货单位随货同行，（客户入账）

5.财务备查（出厂放行）

出库单流程图：

业务部：开单，留存第一联

财务部：记账应收款或发出商品，留存第二联

仓库：记账第三联

司机或取货员：提货随货偕行，保存第四联

取货员：出厂放行，留存XXX（出门时凭此出门，此联

交与保安或门卫）四.领料单

1.领料单即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。

2.领料单流程：

仓库：记账输单保存第一联。

财务：留存第二联，凭单做材料分配消耗表

领料部门：留存第三联，作对账领料控制

第二部分费用报销管理

一、费用报销：

目的：为严格控制非生产性费用开支，防止铺张浪费，提

倡勤俭节约，费用包括：借支费、办公费、电话费、差旅费、

车辆费报销等。

费用报销凭《费用报销单》核报，指无实物形态的、自制

原始凭证等经济事项的发生报销。主要流程：

报销流程：

1.报销人按照《费用报销单填写规范》填写，注意原始凭

证粘贴规范整齐有层次，正确填写张数。

2.部门主管签字确认费用发生是否合理、真实。

3.报销人转给公司出纳进行初步审核。

4.由出纳通报给主管会计进行复核。

5.末了由公司主管签字确认，经出纳报销支取现金。

1、报销步伐：仓库填写入（进）库单（凭计划、送货单

等）借款经办人填写相关报销单、物料（费用）单、粘贴单.

程序参照借款流程

2、费用报销不需办理入库手续，差旅费报销需另填差旅

费报销单，附后票据还需有粘贴单规范原始凭证。

3.报批原则：

1）原始票据必须实在、清晰、完整，凡因涂改或撕裂行

起原始票据模糊不清的，财务部有权拒绝报销；对虚报和假票

按“报多少罚多少”准绳处理，所报货款金额清缴；对手续不全、

不完整的要求更正、完善和补充。

2）凡属材料、固定资产的采购报销，均事先由采购部提

交采购计划，按相关步伐报批后，连同票据办理入库或检验手

续，方能报账。

3）有关报销单据均由报销经办人亲自填写，做到内容完

整、数据真实，符合财务制度规定。填写报销单各要素齐全，

如：日期、金额、附件张数、费用用物料归属部门和用途等，

附件分类粘贴。

4）当月费用当月报销，凡日期与报销日期相隔30天以上

者，不予报销，特殊情况，须经公司主管批准。

报销依据：

①原始税务（尽可能开具增值税进项抵扣），原则上不受

理收款收据；②入（进）库单（一式四联，按入库规范验收签

收）；即采购、保管、质检、财务四方签字；

③采购合同或合约、协议书；

④物料（费用）报销单（经办人亲自填写）；

⑤送货单（供应商供给）及其他有效凭据。

另：1.生产废料（含废品等）统一由采购部联系出售，由

保管办理出库手续，财务凭单收款，行政保安凭出门联放行。

2.员工宿舍的物品、水电费用核定，食堂物品及伙食费等

后勤费用物料管理，统一划归统筹管理，财务部监控执行。

三、办公费用管理：

办公费用在管理费用中列支，包括办公文具、印刷品、日

用消耗统一划归采购部按月统计各部，由采购部按月度计划经

核批后统一采购，入库核报，财务部监控执行。

办公用设备、车辆、低值易耗品采购及广告、保险、修理

等费用，大额发生要做年度计划，临时发生要报公司主管批准。

四、借款管理：

借款程序：

1.借款人填写借款单

2.借款人所属部门主管审签

3.公司主管签字审批

4.财务主管签字

5.借款人到出纳处支取现金

6.借款人领款签字

7.出纳将借款单转会计体例凭证。

注意：1.大额借款以万元为限，均需提前一天通知财务部，

以便筹措现款，固定资产购置和生产用料，均需月份计划采购，

经公司主管审批后，转财务部安排资金。

2.所有借款必须于任务完成后的一周内归还或报账，（含

出差人员，节假日顺延），对逾期不归还的款项，财务部则在

借款人工资中扣除或责令归还（或报账）；因费用报销不及时

或报销单填写不规范、不实在的，由此造成延误或损失，均由

报销部门（借款人）负责。

3.出纳应严格按财务制度规定办理借款业务，严格控制额

6.员工离开公司的，由部门负责人追索欠款；如该欠款属

超期、财务部又已通知过借款审批人，则由部门负责人承担相

应责任。

五、备用金核定：

1.对经常有业务联系的，含采购、差旅等费用，由经办人

申请，该部主管初审，公司主管审批，财务主管签字确认。对

离辞退员工，需先到财务部办时备用结算手续，方能办理离辞

职手续。

2.对业务活动暂未开展或长期占用备用金未予报销的经办

人，财务部通知责令限期扣款。

第三部分物资采购管理

公司需购物品（料）一概由专职采购人员购买，其他人员

均不得采购任何公司物品。当非采购人员未经委托或领导答应，

擅自购买公司物品（料）的，财务部不得予以报销。

采购人员必须严格遵守“货比三家，选优而用；物美价廉，

调价确认”原则。采购部门应建立以下档案及报表：

4.付款计划月报、采购报价明细表呈报；

5.所有物料（物品、物质）实际价格、计划价格编码明细

表建立健全等。采购部物质采购办理的暂行举措

是一种重要的见证经济活动的凭证，特别是增值税专用在

开具、取得、抵扣等环节有严格的税收政策条文监管，增值税

专用的抵扣直接关系到公司税收负担的问题，在涉税事项中一

定要谨慎从事。

因此，特根据我公司的具体情况作出如下规定：

一、采购物质的类型划分：

1．生产型耗用：原材料、辅助材料、五金工具（刀具）、

其他低值易耗品、燃料；

2．办公型耗用：办公文具、用品；

3．固定资产类：机器设备、电子设备、运输工具；

4．饭堂饮食物质：饭堂米、油、菜、调味品等；

5．业务招待类：烟酒食品等。

2、按上述类别划分后，需要开具的层次可以下述描述：

1．生产型耗用：必须开增值税票

2．办公型耗用：增值税票、普通票

3．固定资产类：普通票、装修工程

三、财务入帐对的处理：

1.有票的纳入规范的财务核算；

2.无票的放入福利费用的开支或其他处.

四、开具增值税而暂时不能的，采购部将收条集中造册注

销保管好，以后集中处理；物品交仓库，仓库先作代管处理或

暂估入帐，此部分也应与采购部对应集中造册注销，待有正式

时再做更正处理。

五、采购部采购的物品必须明确配合后续部门输入电脑时

的需要，填写规范、内容齐全、价格的口径要跟仓库一致。

六、：要求先收票后才按月结时间进行结算。采购物资进

建立公司的合同办理制度，拟定合同办理制度由XXX负

责，本公司法律顾问参与起草拟定工作。

财务部为公司经济合同的监督机构，公司法务人员对所有

经济合同进行审核管理；具体合同按不同的种类由归口部门管

理与执行。所有法律文件含合同全部留存原件交一份给财务部

作付款依据和监控依据。

签订经济合同必须采用书面形式，格式必须符合规范。签

订的合同包括：购销合同、建筑装饰工程承包合同、加工承揽

合同、财产保险合同、货物运输合同、采购合同、销售合同等。

对公司发生合同纠纷，须尽快与法务专员联系，并尽快报

告公司主管后，由法务人员会同公司代表与对方协商、商洽或

提出仲裁、诉讼。

凡金额超过10万元的工程发包、设备订购等合同，必须

连同工程竣工图或设备说明书和维修说明书原件交一份财务部，

不属于生产、经营的主要设备的物品，单位价值在2000

元以上，并且使用年限在2年以上的，视同为固定资产。

管理方案：

1.固定资产所属部门统一分类编号，报财务部备案后使用。

2.固定资产实行三级管理：财务部、工程部、使用部门。

帐务管理主要由企业财务部负责，实物管理由工程部固定资产

管理员及实际使用资产的部门负责（部门负责人有义务管理好

部门使用的资产），应建立固定资产账卡及明细账，同时建立

健全固定资产移交和增减变动(包括废弃更新)的处理和登记手

续，企业内部转移由企业自行调整入账，成员企业之间转移及

增减须报财务部办理转移和增减手续。

3.公司财务部均须指定专人对固定资产进行专门的办理，

注销固定资产卡片，对资产的转移、增减及时掌握，变更相应

的注销资料。

4.各成员企业要按照谁利用谁办理的准绳，落实利用办理

部门，该利用部门经理即为该项固定资产的办理负责人，然后

部门经理需落实实物办理责任人。5.在固定资产交接、验收、

清查盘点时，企业财务部和利用部门经理以及责任人均需签名

6.企业财务部每年定期组织盘点一次，财务部即时抽查。

如有盈亏问题，必须当真查明原因，报总裁及时处理。对于盘

亏的固定资产必须追查清楚，如属失窃的，除追查当事人的经

济或法律责任外，还要追查利用部门负责人和实物办理责任人

的经济责任。对于损毁的固定资产，利用部门负责人和实物办

理责任人写出书面说明，同时查明原因，如因人为责任或失职

行为造成损毁的，要追赔经济损失，如有意破损的，则通过法

律途径追查法律责任。

固定资产的增减

1.固定资产属于人为残损的报废，由企业利用部门主管和

财务主管）提出当事人应该赔偿的金额。属于自然残损的按步

伐分别由总裁和公司主管审批，企业财务部按资产从属关系调

整账面记实。

2.凡资产的大修及添置、更换，必须履行相应的审批程序

物相符情况。正常盘盈盘亏及时处理，发生重大差错要跟踪追

查。

2.由仓管员XXX1日前填报《收发结存月报表》。对所有

入库、出库数额、名称及规格。分门别类进行逐笔登记入账，

记账依据为合法有效的入库单、出库单，仓管员负责保管好入

库单、出库单，月底连日报表一同上报财务部。月报表应与出

入库发生额一致，并同时做好入库单、出库单、账表等原始资

料的归档工作。

3.财务部会计每月下库稽核，所管实物必须做到账账、账

表、账实三相符。4.定期结账、对账、稽核。对会计核算所有

原始凭证均应进行审核。对入库单，平时采购员报账含及入库

单等，一同报财务部，对领料单，会计员应对其审核无误后，

按月进行原材料或材料、低值品归集、分配与核算。

第七部分低值易耗品管理

低值易耗品是指单位价值50元以上，2000元以下，使用

年限为一年以上或不具备固定资产界定条件的各种设备、用品、

物品；

低值易耗品的领用

1.月前，各利用部门必须上报其领用计划经财务部审核后

送公司主管批准后推行。领用时由利用人填写“领用申请单”，

仓库凭其单开具领料单(一式三联)。第一联仓库保存，第二联

系实际仓库月底汇总上交财务部，第三联领料部门备查保存。

2.除一次性用品外，必须实行“以旧换新”，否则一律不得

领发新品。专业性较强的用品需经非使用者的专业人员鉴定确

属自然损坏不能使用的才能换新。3.超计划领用的，应由使用

部门写出书面原因，送财务部审核后呈公司主管批准，方可领

取。

4.对报废低值品的，仓库设相应账簿进行数量反映，随时

记录形成报废原因，详细列出清单。对管理不善和人为浪费及

损毁造成报损的，应追究使用人和部门直接负责人责任。

第八部分个人利用公司物品、印刷品的办理

一、个人利用公司用品

1.凡公司员工个人领用的物品除在出库领用单上具备齐全

手续外，还必须在“员工领用登记卡”上登记，卡名一式两份，

一份个人保存，一份财务仓库保存。工作离退，个人卡片必须

办理清退手续，财务部方能给予结算工资。

2.财务部应认真稽核各部门领料，随时掌握各项目、各部

门低值易耗用情况。对超金额的非正常耗用应即时查明原因，

追究有关人员责任的应如实上报情况，以便完善成本核算，加

强成本监控。

二、印刷品

1.凡涉及公司企业形象的印刷品，一律由广告设计人员设

计，公司主管批准，影响面广且使用时间较长的尚需报控股策

划推广专业人员审核后送总裁批准，方能付印。

2.所有印刷品在付印前，必须经财务部审核同意，再按程

序和权限报批，经批准后统一交由采购供应部承印。

第九部分出纳、会计岗位描述

出纳岗位职责

岗位名称：出纳

本职工作：日常收付、银行结算、资金调拨、有价证券的

管理

直接职责：

１）当真推行现金办理制度；

２）处理现金收付和银行结算业务，货款要及时存缴银行，

不准挪用现金和“白单抵库”“不准签发”“空头支票”；

３）一切结算业务（包括银行存款、现金）都必需按照财

务规定以及开支范围、内容、标准办理，做到日清月结、帐目

清楚，并逐日逐笔地登记现金银行存款计算机日记帐；

４）管理好盖有公司财务章的所有凭据及有价证券；

５）辅佐有关部门积极追收货款及欠款，加快资金回笼和

周转利用；（６）坚持结算准绳，必需做好下列三条：1.钱货

两讫;2维护购销双方正当权益;3银行不予垫款；

7）建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付过程；

９）严格支票办理制度，体例支票利用手续，利用支票须

经财务经理签字后，方可生效。

主管会计岗位描述

主要职责

１）具体推行有关财务制度，带领财务部人员完成公司的

日常工作；（２）按照经济核算准绳,定期搜检,分析公司财务、

成本、费用和利润的推行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金

利用的效果，督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、及时

向公司提出合理化建议；

３）具体审核财务会计每张凭证、有关的内容、数字、金

额、期限、应收应对、手续等是不是准确无误,签名确认无误

才安排会计过帐；

４）负责各项目的帐总体策划设帐、安排处理报表,另在

规定的时间内上交国家有关部门要求上报的资料：(包括报税、

纳税资料、统计资料等)；

５）查阅了解公司财务的计划资料、合同和其他有关经济

资料，纠正财务中的差错弊端。

规范公司的经济行为；

一、成本核算：

1.成本核算资料的收集（材料、人工、工时、费用）

2.各部门相关报表的收集与审核

3.固定资产管理与相关凭证的填制

4.费用项目控制与相关凭证的填制

5.每月成本核算、相关凭证的填制及成本资料的装订

6.编制会计报表

7.跟踪成本核算相关环节数据处理

8.完成其他日常相关会计工作

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二、材料注帐：

9.材料进库复核及的签收。

10.材料收入记账。

11.月结供应商对账及结算。

12.确保库存信息的准确、及时；

13.采购部下来的供应商付款计划及时整理报送上级审批

三、收入确认：

14.收取送货单，登记入帐；

15.凭发货单入贩卖帐。

16.审核收款单据，监督收款情况。

17.追收货款；

四、办税事宜：

18.负责购买、填开、核销，汇总资料进行抄税。

19.录入当月对应出仓单的产品明细，交成本会计核算。

20.负责抵扣联认证数据录入，月底进行进项后台认证。

21.填制相关科目标会计凭证。

22.计算各类税金，填列税务报表进行纳税申报。

严格控制库存现金，超过限额部分当天存入银行，特殊需

要超出限额的必须经财务主管（经理）批准，并采取特别措施

确保现款安全，做到万无一失。1.必须加强对营业现金收入的

管理.

2.个人因公借款办理

严格控制借款，因业务需要长期借用备用金的，应严格控

制范围和限额，一人借用累计金额在3000元以内的，企业由

总经理批准，批准后由财务部控制，原则上旧账不报，新账不

借，借款限额不得超出本人一个月的工资总额。报销时应先抵

销旧的借款，后取现。

借款流程：先由借款人填制统一利用专用借款借据，由部

门主管确认发生是不是合理。后由财务部出纳员领取借款，会

计同时根据借款借据填制收款凭证，具体列明还款时间、金额

和经收人等事项。

3合理控制现金领取的范围和限额

现金支付的范围：

A支付给职工的工资、奖金、津贴、福利费等款项；

B支付给城乡居民个人劳动报酬费，（如搬运费、其他服

务费）；

D 1000元以下的零星支出，以及必须用现金支付的其他

支出。

①现金支付的限额及审批权限：支付业务款项给公司外的

单位或个人金额超过1000元的，原则上需采用转账方式或现

金支票付款，不予现金支付。特殊情况如有限额规定的，按各

级审批权限规定执行。

②现金付款的手续和规定

在收付现金时必须当真具体审查现金收付凭证是不是符合

规定，包孕：开支标准，主管人员审核、财务部复核、经办人

签章，凭证是不是齐全、合法，付款批准人的权限是不是生效

等。

③所收付的现金必须当真清点，既要点大数也要点小数。

④领取现金前，必须复核用款批准手续，报销票据和报批

手续，具有合符规定的手续和凭证后才予以付款。凡收付现金，

必须一概开具凭证，并在，收付款票据或原始凭证上加盖“现

金收讫”，“现金付讫”字样的戳记。出纳人员还必须及时根据

凭证记账，尽快利用电脑记载现金日记账。

⑤支付现金时原则上由收款人当面签收，否则需有收款人

的有效委托书方能代收代转。为避免嫌疑，原则上本公司经办

人不得接受委托。⑥出纳人员必须每天核对现金数额，检查库

存现金情况，要保证现金的账存与实际库存相符，严禁以白条

抵充库存，严禁挪用库存现金。会计人员应定期检查出纳的库

存现金是否与账存相符。发现库存现金的长余或短缺，应立即

作出记录，及时查明原因并向领导报告。⑥存取现金时，要注

意安全.

银行存款的管理

1、凡公司开设的银行账户，严禁以私人名义开设，切防

出现漏洞。

①凡公司开设的银行基本结算支票账户，报财务部备案。

②公司确因业务需要，须以私人名义开设的银行账户，须

公司申请，并应切实做到账款分人管理，达到相互监控的目的。

2、送存银行的款项，“银行收款通知”据以登记入账。

3、到银行提取款项或转出款项时，应开出“现金支票”或

其他结算凭证，并及时根据支票存根，结算凭证付款联注销入

账。

4、出纳人员不得签发空白支票。为方便外出采购等工作，

准许领用半空白结算支票，但必须填写日期，受票单位全称、

用途，只空出金额栏，并注明最高限额。同时。一个人领用的

支票不得超过两张。凡领用半空白支票者必须在办完事后回到

公司的第二天即报账。所有期票统一由出纳员收签保管，并与

资金经理做好日报工作。5、出纳人员应定期与银行核对存款，

每月至少核对一次，在接到银行对账单后，应逐笔核对借贷发

生额和余额。发现记账错误，要立更正。属于银行的差错，要

及时通知银行更正。发现未达账款，应编制“银行存款余款调

节表”。对未达账款应加强管理，备查登记，如发现有上月未

达账款本月未有记录，财务主管应认真查明原因及时处理。7、

凡企业行为所发生的一切收支均由财务统一收付，任何部门和

个人均不得擅自收付（包括员工各种按金、处罚款等）。

5、外汇收入办理。统统外汇收入归公司所有，任何人不

得私自换取。当付款人经外币结算时，兑换经资金经理核准。

5、外汇收入办理。统统外汇收入归公司所有，任何人不

得私自换取。当付款人经外币结算时，兑换经资金经理核准。